Văn thư hành chính ra trường làm gì? Có những điểm gì mới đối với ngành này?

Công tác văn thư, lưu trữ có vai trò rất quan trọng đối với tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội. Văn thư hành chính là bộ phận không thể thiếu trong các cơ quan doanh nghiệp. Vì thế, nhu cầu tuyển dụng nhân viên phục vụ công tác văn thư hành chính có chuyên môn là điều tất yếu. Các bạn trẻ khi học ngành này thường lo lắng không biết sẽ làm gì? Thu nhập như thế nào nếu theo đuổi ngành học này? Cùng tìm hiểu qua bài viết sau nhé!

Văn thư hành chính là gì? 

Văn thư hành chính là công việc thực hiện các loại thủ tục bao gồm: Tất cả các công việc về xây dựng văn bản trong hoạt động quản lý của các cơ quan nhà nước và việc tổ chức quản lý, giải quyết các văn bản trong các cơ quan đó.

Để duy trì hoạt động ổn định, các công ty, doanh nghiệp hiện nay đều phải sử dụng những giấy tờ liên quan đến xây dựng chính sách, lập kế hoạch, đề xuất, kiến nghị,..và bộ phận hành chính văn thư là không thể thiếu. 

Đó cũng là lý do ngành hành chính văn thư vô cùng quan trọng trong mọi doanh nghiệp. Tùy theo đặc trưng, quy mô cũng như mô hình tổ chức của mỗi doanh nghiệp, nhân viên văn thư hành chính sẽ thực hiện các công việc trong phạm vi và quyền hạn trách nhiệm của họ. Những nhân viên này sẽ thực hiện các công việc hành chính văn phòng nói chung tùy theo sự phân công của mỗi đơn vị.

Công việc của văn thư hành chính là gì ?

Vị trí Hành chính văn thư có mặt trong hầu hết các công ty, cơ quan chính phủ, các văn phòng luật pháp, trường học, bệnh viện … . Hầu hết nhiệm vụ của nhân viên Hành chính văn thư xoay quanh việc xử lý và phân phối thông tin trong văn phòng, chính điều đó đòi hỏi họ phải am hiểu nhiều lĩnh vực hơn các công việc khác nên nó chẳng hề nhàn như mọi người tưởng một chút nào!

Ở trong bất kỳ đơn vị hành chính nào, nhân viên văn thư sẽ có những nhiệm vụ và sự phân công khác nhau, thường sẽ phụ trách các công việc trong công ty như: quản lý văn thư, tài sản trong công ty, tổng công ty, doanh nghiệp nhà nước hoặc tư nhân,..Cụ thể như sau:

1.Quản lý hồ sơ, giấy tờ

+ Tiếp nhận các giấy tờ, công văn, văn bản chuyển đến và lưu trữ dữ liệu, văn bản tài liệu của công ty.

+ Tiếp nhận và xử lý các trường hợp báo cáo về tình trạng của nhân viên như: ốm đau, thai sản,…

+ Theo dõi nhân viên thực hiện các nội quy nề nếp, văn hóa của công ty.

+ Theo dõi và lập danh sách về chế độ đãi ngộ đảm bảo quyền lợi cho nhân viên.

+ In ấn các tài liệu cần thiết và theo yêu cầu của phòng ban.

2.Lên bảng lương, thưởng hàng tháng

+ Theo dõi nhân viên chấm công hàng tháng.

+ Tính lương, thưởng hàng tháng, sau đó trình lên lãnh đạo duyệt.

+ Chi trả lương cho nhân viên bộ phận kế toán.

3.Công tác lễ tân

+ Nghe điện và đón tiếp khách trước khi bắt đầu làm việc với lãnh đạo.

+ Hỗ trợ tài liệu, thiết bị, nước uống,..cần thiết cho các cuộc họp của công ty.

+ Tổ chức các sự kiện như: hội thảo, họp, vui chơi,..của công ty với khách hàng hoặc nội bộ.

4.Công tác quản lý tài sản, thiết bị

+ Theo dõi và kiểm tra các thiết bị, tài sản của công ty. Có kế hoạch bảo trì với máy móc cố định theo tháng quý, có kế hoạch mua sắm các thiết bị bổ sung nhằm đảm bảo yêu cầu làm việc tốt nhất cho nhân viên.

+ Lên bảng thống kê về những văn phòng phẩm cần thiết cho công ty theo từng tháng và có kế mua.

5.Quản lý hồ sơ nhân sự

+ Lên kế hoạch và tổ chức tuyển dụng, phân phối nhân sự cho các phòng ban, theo dõi nhân sự thử việc và tổ chức ký kết hợp đồng lao động.

+ Cập nhật và đảm bảo hồ sơ nhân viên đầy đủ theo quy định của pháp luật.

Một số công việc thường ngày nhân viên Hành chính văn phòng làm:

Quản lý tài liệu của toàn bộ công ty, lưu trữ các tài liệu - giấy tờ quan trọng

6.Quản lý con dấu

Hỗ trợ lãnh đạo trong việc lập kế hoạch, quản lý hoạt động hàng ngày của ban lãnh đạo

Hỗ trợ các công việc văn phòng như nhận và gửi thư từ, chuẩn bị tài liệu cho các cuộc họp

Cũng như hầu hết các công việc văn phòng khác, bạn sẽ mất rất nhiều thời gian của mình với việc ngồi trước màn hình máy tính. Công việc của bạn đòi hỏi bạn phải sắp xếp kế hoạch công việc của người khác bằng cách phối hợp xử lý thông tin hoặc gửi email, nhận email. Điều này đòi hỏi một sự tập trung cao độ để không bị nhầm lẫn các công việc với nhau.

Bằng cấp đối với vị trí nhân viên Hành chính văn thư

Bằng tốt nghiệp Trung cấp chính quy Hành chính văn thư là điều cơ bản và cần thiết. Có nhiều chương trình đào tạo khác nhau từ 1 năm tới 3 năm để bổ sung hoặc đào tạo mới cho bạn đạt được những kỹ năng và có thể thành công trong vị trí này.

Hiện nay các nhà tuyển dụng đang bắt đầu tìm kiếm nhiều hơn những người được đào tạo chính quy vì đặc thù công việc của họ liên quan chặt chẽ tới ban lãnh đạo và mức độ nào đó ảnh hưởng tới kết quả công việc của những bộ phận khác.

Mức lương của ngành văn thư hành chính  năm 2023 

Nếu bạn đang tìm kiếm một công việc ổn định trong tương lai như vậy, hãy tham khảo bảng lương ngành Hành chính văn thư nhé.

3 Bảng lương công chức văn thư viên chính 2023

Hệ số lương: 4,40-6,778 Mức lương: 8.000.000 - 12.000.000

3.2. Bảng lương công chức văn thư viên 2023

Hệ số lương: 2,34 - 4,98 Mức lương : 4.500.000 - 9.000.000

3.3. Bảng lương công chức văn thư viên trung cấp 2023

Hệ số lương: 1,86-3,06 Mức lương: 3.500.000 - 6.000.000

Xem thêm: >> Lợi thế khi học nghề tại Trường Trung Cấp Ý Việt 

Tổng hợp